We ondersteunen u bij:

Aanvragen offerte en werkwijze

Op basis van een intakegesprek ontvangt u een offerte. Na akkoord hierop, volgen de volgende acties:

• Eerste inventarisatiegesprek en programmaopzet
• Opzetten begroting
• Opzetten planning
• Overleg met organisatiecommissie
• Uitvoering bijeenkomst
• Afhandeling/eindafrekening
• Evaluatie

Accreditatie

• Advies over het aanvragen van accreditatie
• Regelen van aanvraag en betaling
• Verwerking van accreditatiepunten in GAIA, de Gemeenschappelijke Accreditatie Internet Applicatie
• Uitreiking van (digitaal) certificaat

Abstract Handling

• Opzet en coördinatie indienen abstracts

• (Online) verzamelen, beoordelen en verwerken van abstracts

• Berichtgeving naar indieners

• Logistieke organisatie postersessie

• Productie programmaboek, abstractboek en/of digitaal alternatief

Deelnemersregistratie

• Gepersonaliseerde uitnodigingen en mailingen versturen naar doelgroep

• Betrouwbare online betaalmogelijkheden

• Verzorgen VISA Invitation Letters

• Beantwoorden van vragen van deelnemers; mailbox op naam project

• Afhandelen betalingen (iDeal, factuur, creditcard)

• Online inzage in aantal deelnemers voor opdrachtgever

• Produceren en leveren van badges, certificaten en deelnemerslijsten

• Beheer van data volgens privacywetgeving (AVG)

Financieel Management

• Opstellen en bewaken budget
• Financiële administratie
• Afhandelen betalingen (iDeal, factuur, credit card)
• Advies en verzorgen aanvraag
• Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF)

Marketing en promotie

• Begeleiding ontwerp, tekstredactie en (digitaal) drukwerk van communicatie-uitingen zoals uitnodigingen, advertenties, posters, brochures, programmaboek en abstractboek
• Vervaardigen van een projectwebsite en/of congress app
• Aanmaken persoonlijk project emailaccount
• Advisering stemsystemen en andere innovatieve interactieve werkvormen
• Inzet social media (Instagram, Twitter, LinkedIn, Facebook)
• Publicatie in congreskalenders
• Persberichten en -contacten

Onsite Management

• Opstellen van een draaiboek

• Coördinatie opbouw, inrichting en regie uitvoering

• Ontvangst deelnemers en sprekers

• Onsite registratie en betalingen

• Begeleiding sprekers en sponsoren

• Centraal aanspreekpunt

• Verzorgen van catering

• Regelen benodigde audiovisuele middelen

• Inhuren beveiliging

• Regelen van vervoer

Reis en verblijf congresdeelnemers

• Boeken van hotelkamers in de gewenste klassen via een hotel reserveringsbureau

• Coördinatie van de hotelkeuzes

• Afhandeling van de gemaakte hotelreserveringen door een hotel reserveringsbureau

• Regelen van vliegreis via reisbureau

Sponsoring en expositie

• Opstellen van sponsormogelijkheden

• Toepassen van geldende wet- en regelgeving, zoals CGR en GMH

• Mailing potentiële sponsoren

• Coördinatie gesponsorde onderdelen (advertenties, congrestassen, lanyards etc.)

• Verkoop en indeling stands

• Ontwerp expositieplattegrond

• ervaardigen manual m.b.t. technische informatie omtrent standbouw, aanleveren, opbouw, inrichting etc.

• Communicatie en coördinatie met exposanten en sponsoren

• Coördinatie ter plekke (op- en afbouw stands)

• Aansturing standbouwer en overige toeleveranciers

• Facturering en inning sponsorgelden

• Projectwebsite met eigen logo, branding en domeinnaam is mogelijk